Souboj automatizací vyčítání faktur

Automatizace a digitalizace faktur

Definitivní konec přepisování faktur a papíru! Přijměte pomocnou ruku automatizace.

V současné době je na trhu dostupných mnoho řešení digitalizace a automatizace faktur.

V tomto článku se vám pokusíme pomoci s výběrem.

Srovnání současných technologií

Rozhodli jste se skoncovat s přepisováním faktur? Nevíte, kterou technologii zvolit? Při výběru vám doporučujeme zajímat se nejen o cenu, ale i o přesnost vyčítání.

U některých řešení platíte jak měsíční paušál tak i navíc za každý vyčtený doklad v rozmezí 4 až 10 Kč za fakturu. Některá jsou zdarma respektive jsou součástí účetního (ERP) systému.

Umělá inteligence (AI) - je to opravdu řešení?

Placená umělá inteligence (AI) umí být velký pomocník, ale přesnost jejího vyčítání není stále bezchybná, její neustálé kontrolování a opravovaní může být někdy frustrující a velkou ztrátou času. Důležitým faktorem je i uživatelský komfort při používání daného nástroje.

Máte sklady?

Nezapomeňte na možnost načtení položek z faktury i do příjemky. Z praxe moc dobře víme, jak pracné je pořizování zbožových faktur – najít každý produkt v číselníku a doplnit nákupní ceny. Nesmíte se splést! Hledání chyby v částce ve faktuře s mnoha položkami je někdy o nervy.

"Souboj" dvou technologií

Aktuálně na poli automatizace a digitalizace faktur soupeří dvě technologie: Automatizace s ISDOC a Automatizace s umělou inteligencí – AI Machine learning. Pojďme se společně podívat na jejich srovnání:

Automatizace ISDOC

Přesnost vyčítání 100%

Nemusíte nic kontrolovat a opravovat.

Umí navíc i sklad

S fakturou pořídíte jednoduše i příjemku.

Cena - zdarma

Většina účetních (ERP) systémů má již v ceně licence.

AI machine learning

Přesnost vyčítání až 96%

Nutná kontrola správnosti vyčtení a občasná oprava AI.

Sklady neřeší

Současná řešení neumí pracovat s příjemkami.

Cena 4-10 Kč za vyčtený doklad

U některých řešení navíc i měsíční paušál.

Digitalizace faktur - podobné řešení obou platforem

Vyčítání vyžaduje faktury v elektronické podobě. Dnes jsou zasílány faktury převážně e-mailem. Je tedy praktické zřídit si speciální e-mail pouze pro příjem faktur tzv. fakturační e-mail např.:

faktury@vasefirma.cz

Tuto adresu pak využijí obě technologie k vytvoření fronty faktur ke zpracování. Pokud náhodou přijde papírová faktura, jednoduše ji vyfotíte telefonem nebo naskenujete a pošlete na e-mail. Nemusíte se bát – legislativa akceptuje papírovou i elektronickou podobu faktur. Už tedy žádný tisk, zakládání a archivace v šanonech.

Kdo je tedy vítězem v souboji automatizací?

" Vítězem musíte být vy! Díky automatizaci získáte čas na své podnikání.

Naším favoritem je technologie Automatizace s ISDOC. Jsme totiž přesvědčeni, že strukturovaná data ISDOCu jsou pro vyčítání faktur vhodnější. A to i přesto, že máme rádi nové technologie a AI rádi jako pomocníka používáme.

Strojové učení (machine learning) pracuje s fakturou jako s obrázkem. Člověk musel dlouho učit stroj, kde a co v obrázku najít. Přestože je AI čím dál přesnější, tak v praxi ji musíte stále ještě kontrolovat a občas i opravit. ISDOC pracuje se strukturovanými daty tzn. s jasným místem a formátem. Není možné tedy při čtení udělat chybu, proto je vyčtení 100 %.

ISDOC obsahuje navíc i EAN kódy zboží s kódy dodavatelů, a proto s ním jednoduše pořídíte fakturu i příjemku. To ocení zejména obchodní společnosti, u kterých převažují právě zbožové faktury s velkým počtem položek.

Pokud ještě dnes stále přepisujete tištěné faktury a chcete to změnit, rozhodně neuděláte chybu výběrem jakéhokoliv digitalizovaného řešení, kterých na trhu vzniká stále více.

Jen nezapomeňte při výběru zohlednit cenu, přesnost vyčtení a možnost pořízení příjemek.

Všechny výhody automatizace s ISDOC v APLEX ERP

Seznamte se s naším řešením Automatizace s ISDOC. U nás neplatíte žádný poplatek za vyčtenou fakturu. Navíc jsme pro vás vyladili celý proces od příjmu e-mailů s fakturami do integrované e-mailové schránky, přes jednoduché pořízení faktury na pár kliků až po rychlé vytvoření příjemky včetně párování skladový položek a kontroly nákupních cen. Přesvědčte se sami, jak je to jednoduché.

Rychlejší automatizace faktur

Podívejte se na naše krátké video jaké 3 kroky stačí, abyste i vy porazili umělou inteligenci v rychlosti a přesnosti vyčítání faktur.

Integrovaný e-mail přímo v systému

Pro komfortnější práci jsme přidali e-mailovou schránku pro příjem faktur přímo do ERP systému APLEX. Na jedné obrazovce tak přehledně uvidíte vše potřebné: uprostřed seznam e-mailů, dole náhled do těla e-mailu a vpravo náhled přílohy.

Pomocí jednoho tlačítka pořídíte fakturu došlou včetně přílohy. Automaticky se vytváří záznam, že e-mail by zpracován. Pokud má do schránky přístup více uživatelů, což je ideální pro zastupitelnost: všichni okamžitě vidí, co je vyřízeno.

Vytvoření dokladu

Zobrazení e-mailu v MS Outlook

Pomocí tlačítka lze zobrazit e-mail v Microsoft Outlook a v případě potřeby na něj odpovědět.

Případová studie

Automatizace faktur došlých z ISDOC - ve společnosti VTP velkoobchod, s.r.o.

VTP velkoobchod, s.r.o. je společnost specializující se na prodej materiálu pro distribuci vody, topení a plynu. Firma byla založena v roce 1997 a sídlí v Lipníku nad Bečvou. Jejím hlavním cílem je zásobování montážních firem v oboru, přičemž klade velký důraz na kvalitu prodávaných výrobků.

Řešený problém:

Manuální přepisování dat z vytištěných faktur došlých a dodacích listů do ERP systému. Proces je časově náročný a dochází u něj k vytváření chyb. Zpoždění mezi skutečným příjmem zboží a zaevidováním příjemky do systému způsobuje tlak na prodej ještě nezaevidovaného zboží a nestandardní výdej zboží do mínusu. Následné opravy vyžaduji další dodatečnou administrativu.

Cíl automatizace

Cílem je zvýšení efektivity, snížení chybovosti a zvýšení komfortu obsluhy při zpracovávání faktur a příjemek v rozsahu:

Roční objem pohybu zboží:
Počet dodavatelů 159, počet faktur 3 017, počet položek 15 464.

Roční objem režijních faktur:
Počet dodavatelů 103, počet faktur 438

Navrhované řešení

Stačí využít dostupné funkce ERP systému, která je v ceně licence. Zajistit u hlavních dodavatelů zasílání faktur došlých ve formátu ISDOC.

Stačí oslovit pouze 19% dodavatelů zboží a bude vyřešeno cca 80% faktur:
tzn. dodavatelů 30, počet faktur 2 381 (79%), počet položek 13 525 (88%).

Průměrná úspora času na pořízení příjemek a faktur je 70%.

Praktické přínosy automatizace pomocí ISDOC

Vyjádření zákazníka:

Oceňujeme osobní přístup a poradenství. Automatizace ISDOC nám výrazně zkrátila čas na pořizování faktur došlých a příjemek.

Martin Střílka za team VTP velkoobchod s.r.o.“

Zaujalo vás naše řešení?