Automatizace a digitalizace faktur
Automatizace a digitalizace faktur
Definitivní konec přepisování faktur a papíru! Přijměte pomocnou ruku automatizace.
Definitivní konec přepisování faktur a papíru! Přijměte pomocnou ruku automatizace.
Definitivní konec přepisování faktur a papíru!
Přijměte pomocnou ruku automatizace.
V současné době je na trhu dostupných mnoho řešení digitalizace a automatizace faktur.
V tomto článku se vám pokusíme pomoci s výběrem.
V současné době je na trhu dostupných mnoho řešení digitalizace a automatizace faktur. V tomto článku se vám pokusíme pomoci s výběrem.
15.10.2024
V současné době je na trhu dostupných mnoho řešení digitalizace a automatizace faktur. V tomto článku se vám pokusíme pomoc s výběrem.
Srovnání současných technologií
Rozhodli jste se skoncovat s přepisováním faktur? Nevíte, kterou technologii zvolit? Při výběru vám doporučujeme zajímat se nejen o cenu, ale i o přesnost vyčítání.
U některých řešení platíte jak měsíční paušál tak i navíc za každý vyčtený doklad v rozmezí 4 až 10 Kč za fakturu. Některá jsou zdarma respektive jsou součástí účetního (ERP) systému.
Placená umělá inteligence (AI) umí být velký pomocník, ale pokud přesnost vyčítání je nízká, může být její neustálé kontrolování a opravovaní AI otravné. Důležitým faktorem je i uživatelský komfort při používání daného nástroje.
Máte sklady? Nezapomeňte na možnost načtení položek z faktury i do příjemky. Z praxe moc dobře víme, jak pracné je pořizování zbožových faktur – najít každý produkt v číselníku a doplnit nákupní ceny. Nesmíte se splést. Hledání chyby v částce ve faktuře s mnoha položkami je někdy o nervy.
Aktuálně na poli automatizace a digitalizace faktur soupeří dvě technologie:
Automatizace s ISDOC
a
Automatizace s umělou inteligencí – AI Machine learning.
Pojďme se společně podívat na jejich srovnání.
Rozhodli jste se skoncovat s přepisováním faktur? Nevíte, kterou technologii zvolit? Při výběru vám doporučujeme zajímat se nejen o cenu, ale i o přesnost vyčítání.
U některých řešení platíte jak měsíční paušál tak i navíc za každý vyčtený doklad v rozmezí 4 až 10 Kč za fakturu. Některá jsou zdarma respektive jsou součástí účetního (ERP) systému.
Placená umělá inteligence (AI) umí být velký pomocník, ale pokud přesnost vyčítání je nízká, může být její neustálé kontrolování a opravovaní AI otravné. Důležitým faktorem je i uživatelský komfort při používání daného nástroje.
Máte sklady? Nezapomeňte na možnost načtení položek z faktury i do příjemky. Z praxe moc dobře víme, jak pracné je pořizování zbožových faktur – najít každý produkt v číselníku a doplnit nákupní ceny. Nesmíte se splést. Hledání chyby v částce ve faktuře s mnoha položkami je někdy o nervy.
Aktuálně na poli automatizace a digitalizace faktur soupeří dvě technologie: Automatizace s ISDOC a Automatizace s umělou inteligencí – AI Machine learning. Pojďme se společně podívat na jejich srovnání.
Automatizace ISDOC
AI MACHINE LEARNING
Digitalizace faktur je společná
Vyčítání vyžaduje faktury v elektronické podobě. Dnes jsou zasílány faktury převážně e-mailem. Je tedy praktické zřídit si speciální e-mail pouze pro příjem faktur tzv. fakturační e-mail např.:
Vyčítání vyžaduje faktury v elektronické podobě. Dnes jsou zasílány faktury převážně e-mailem. Je tedy praktické zřídit si speciální e-mail pouze pro příjem faktur tzv. fakturační e-mail např.:
faktury@vasefirma.cz
Tuto adresu pak využijí obě technologie k vytvoření fronty faktur ke zpracování. Pokud náhodou přijde papírová faktura jednoduše ji vyfotíte telefonem nebo naskenujete a pošlete na e-mail. Nemusíte se bát – legislativa akceptuje papírovou i elektronickou podobu faktur. Už tedy žádný tisk, zakládání a archivace v šanonech.
Tuto adresu pak využijí obě technologie k vytvoření fronty faktur ke zpracování. Pokud náhodou přijde papírová faktura jednoduše ji vyfotíte telefonem nebo naskenujete a pošlete na e-mail. Nemusíte se bát – legislativa akceptuje papírovou i elektronickou podobu faktur. Už tedy žádný tisk, zakládání a archivace v šanonech.
Vítěz v souboji automatizací
Vítězem musíte být vy!
Díky automatizaci získáte čas na své podnikání.
Naším favoritem je Automatizace s ISDOC. Jsme totiž přesvědčeni, že strukturovaná data ISDOCu jsou pro vyčítání faktur vhodnější. A to i přesto, že máme rádi nové technologie a AI rádi jako pomocníka používáme.
Strojové učení (machine learning) pracuje s fakturou jako s obrázkem. Člověk musel dlouho učit stroj, kde a co v obrázku najít. Přestože je AI stále přesnější, tak v praxi ji musíte stále ještě kontrolovat a občas i opravit. ISDOC pracuje se strukturovanými daty tzn. s jasným místem a formátem. Není možné tedy při čtení udělat chybu, proto je vyčtení 100%.
ISDOC obsahuje navíc i EAN kódy zboží s kódy dodavatelů a proto s ním jednoduše pořídíte fakturu i příjemku. To ocení zejména obchodních společnosti, u kterých převažují právě zbožové faktury s velkým počtem položek.
Pokud ještě dnes stále přepisujete tištěné faktury a chcete to změnit, rozhodně neuděláte chybu výběrem jakéhokoliv digitalizované řešení, kterých na trhu vzniká stále více.
Jen nezapomeňte při výběru zohlednit cenu, přesnost vyčtení a možnost pořízení příjemek.
Vítězem musíte být vy! Díky automatizaci získáte čas na své podnikání.
Naším favoritem je technologie Automatizace s ISDOC. Jsme totiž přesvědčeni, že strukturovaná data ISDOCu jsou pro vyčítání faktur vhodnější. A to i přesto, že máme rádi nové technologie a AI rádi jako pomocníka používáme. Strojové učení (machine learning) pracuje s fakturou jako s obrázkem. Člověk musel dlouho učit stroj, kde a co v obrázku najít. Přestože je AI stále přesnější, tak v praxi ji musíte stále ještě kontrolovat a občas i opravit. ISDOC pracuje se strukturovanými daty tzn. s jasným místem a formátem. Není možné tedy při čtení udělat chybu, proto je vyčtení 100%. ISDOC obsahuje navíc i EAN kódy zboží s kódy dodavatelů a proto s ním jednoduše pořídíte fakturu i příjemku. To ocení zejména obchodních společnosti, u kterých převažují právě zbožové faktury s velkým počtem položek. Pokud ještě dnes stále přepisujete tištěné faktury a chcete to změnit, rozhodně neuděláte chybu výběrem jakéhokoliv digitalizované řešení, kterých na trhu vzniká stále více. Jen nezapomeňte při výběru zohlednit cenu, přesnost vyčtení a možnost pořízení příjemek.Automatizace s ISDOC v APLEX ERP
Seznamte se s naším řešením Automatizace s ISDOC. U nás neplatíte žádný poplatek za vyčtenou fakturu. Navíc jsme pro vás vyladili celý proces od příjmu e-mailů s fakturami do integrované e-mailové schránky, přes jednoduché pořízení faktury na pár kliků až po rychlé vytvoření příjemky včetně párování skladový položek a kontroly nákupních cen. Přesvědčte se sami jak je to jednoduché.
Seznamte se s naším řešením Automatizace s ISDOC. U nás neplatíte žádný poplatek za vyčtenou fakturu. Navíc jsme pro vás vyladili celý proces od příjmu e-mailů s fakturami do integrované e-mailové schránky, přes jednoduché pořízení faktury na pár kliků až po rychlé vytvoření příjemky včetně párování skladový položek a kontroly nákupních cen. Přesvědčte se sami jak je to jednoduché.
Rychlejší automatizace faktur
Podívejte na naše krátké video jaké 3 kroky stačí, aby jste i vy porazili umělou inteligenci v rychlosti a přesnosti vyčítání faktur.
Podívejte na naše krátké video jaké 3 kroky stačí, aby jste i vy porazili umělou inteligenci v rychlosti a přesnosti vyčítání faktur.
Integrovaný e-mail přímo v systému
Pro komfortnější práci jsme přidali e-mailovou schránku pro příjem faktur přímo do ERP systému APLEX. Na jedné obrazovce tak přehledně uvidíte vše potřebné: uprostřed seznam e-mailů, dole náhled do těla e-mailu a vpravo náhled přílohy.
Pomocí jednoho tlačítka pořídíte fakturu došlou včetně přílohy. Automaticky se vytváří záznam, že e-mail by zpracován. Pokud má do schránky přístup více uživatelů, což je ideální pro zastupitelnost: všichni okamžitě vidí, co je vyřízeno.
Pro komfortnější práci jsme přidali e-mailovou schránku pro příjem faktur přímo do ERP systému APLEX. Na jedné obrazovce tak přehledně uvidíte vše potřebné: uprostřed seznam e-mailů, dole náhled do těla e-mailu a vpravo náhled přílohy.
Pomocí jednoho tlačítka pořídíte fakturu došlou včetně přílohy. Automaticky se vytváří záznam, že e-mail by zpracován. Pokud má do schránky přístup více uživatelů, což je ideální pro zastupitelnost: všichni okamžitě vidí, co je vyřízeno.
Pomocí tlačítka lze zobrazit e-mail v Microsoft Outlook a v případě potřeby na něj odpovědět.
Pomocí tlačítka lze zobrazit e-mail v Microsoft Outlook a v případě potřeby na něj odpovědět.
Případová studie automatizace faktur s ISDOC ve společnosti VTP velkoobchod, s.r.o
Řešený problém
Manuální přepisování dat z vytištěných faktur došlých a dodacích listů do ERP systému. Proces je časově náročný a dochází u něj k vytváření chyb. Zpoždění mezi skutečným příjmem zboží a zaevidováním příjemky do systému způsobuje tlak na prodej ještě nezaevidovaného zboží a nestandardní výdej zboží do mínusu. Následné opravy vyžaduji další dodatečnou administrativu.
Cílem je zvýšení efektivity, snížení chybovosti a zvýšení komfortu obsluhy při zpracovávání faktur a příjemek v rozsahu:
Roční objem pohybu zboží:
Počet dodavatelů 159, počet faktur 3 017, počet položek 15 464.
Roční objem režijních faktur:
Počet dodavatelů 103, počet faktur 438
Stačí využít dostupné funkce ERP systému, která je v ceně licence a zajistit u hlavních dodavatelů zasílání faktur došlých ve formátu ISDOC. Stačí oslovit pouze 19% dodavatelů zboží a bude vyřešeno cca 80% faktur: Tzn. dodavatelů 30, počet faktur 2 381 (79%), počet položek 13 525 (88%). Průměrná úspora času na pořízení příjemek a faktur je 70%.
Praktické přínosy automatizace pomocí ISDOC
- Odstraněno manuální přepisování dat u 80% faktur.
- Zvýšila se efektivita – dosahovaná úspora času je více než 70%.
- Je dosahování prakticky nulové chybovost pořizovaných dat.
- Díky doplnění databáze produktů o kódy dodavatelů a EAN je možné automatizované objednávání zboží u dodavatelů.
- Nutnost stisknout pouze několika tlačítek výrazně zvýšil komfort obsluhy.
- Roční úspora nákladů 200 tis. Kč.
Vyjádření zákazníka
„Oceňujeme osobní přístup a poradenství. Automatizace ISDOC nám výrazně zkrátila čas na pořizování faktur došlých a příjemek.“
Martin Střílka za team VTP velkoobchod s.r.o
